أتمتة سير العمل: تسخير Zapier و IFTTT لكفاءة الأعمال

في بيئة الأعمال العالمية سريعة الخطى اليوم، تعد الكفاءة أمرًا بالغ الأهمية. تسعى المؤسسات باستمرار إلى إيجاد طرق لتبسيط العمليات، وتقليل المهام اليدوية، وتوفير وقت الموظفين الثمين لمبادرات أكثر استراتيجية. تقدم أتمتة سير العمل حلاً قويًا، وتقف منصتان رائدتان، Zapier و IFTTT (If This Then That)، في طليعة هذه الثورة. يستكشف هذا الدليل الشامل كيف يمكن لهذه الأدوات أن تحول أعمالك، بغض النظر عن حجمها أو موقعها.

ما هي أتمتة سير العمل؟

تتضمن أتمتة سير العمل استخدام التكنولوجيا لأتمتة المهام والعمليات اليدوية المتكررة. يمكن أن يتراوح هذا من المهام البسيطة مثل حفظ مرفقات البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى مهام سير عمل معقدة ومتعددة الخطوات تشمل تطبيقات متعددة. الهدف هو القضاء على الاختناقات، وتقليل الأخطاء، وتحسين الإنتاجية الإجمالية.

لماذا تعتبر أتمتة سير العمل مهمة للأعمال؟

• زيادة الإنتاجية: أتمتة المهام الروتينية تحرر الموظفين للتركيز على الأنشطة ذات القيمة الأعلى، مما يعزز الإنتاجية الإجمالية.
• تقليل الأخطاء: تقلل الأتمتة من الخطأ البشري، مما يضمن الاتساق والدقة في عمليات الأعمال.
• تحسين الكفاءة: تؤدي مهام سير العمل المبسطة إلى أوقات إنجاز أسرع وتحسين الكفاءة التشغيلية.
• توفير التكاليف: يترجم تقليل العمالة اليدوية وعدد الأخطاء الأقل إلى وفورات كبيرة في التكاليف.
• تجربة عملاء معززة: تعمل أوقات الاستجابة الأسرع والتفاعلات الشخصية على تحسين رضا العملاء.
• قابلية التوسع: تسمح الأتمتة للشركات بتوسيع نطاق عملياتها دون زيادة عدد الموظفين بشكل متناسب.
• إدارة أفضل للبيانات: يمكن لمهام سير العمل المؤتمتة أن تضمن إدخال البيانات وتحديثها باستمرار عبر الأنظمة المختلفة.
• تحسين معنويات الموظفين: من خلال إزالة المهام المتكررة، يمكن للأتمتة تحسين رضا الموظفين وتقليل الإرهاق.

Zapier مقابل IFTTT: مقارنة تفصيلية

بينما يقدم كل من Zapier و IFTTT إمكانيات أتمتة سير العمل، إلا أنهما يلبيان احتياجات وحالات استخدام مختلفة. يعد فهم نقاط القوة والضعف لديهما أمرًا بالغ الأهمية لاختيار المنصة المناسبة لعملك.

Zapier

Zapier هي منصة أتمتة قوية ومتعددة الاستخدامات مصممة بشكل أساسي لمستخدمي الأعمال. تربط آلاف التطبيقات والخدمات، مما يسمح لك بإنشاء مهام سير عمل معقدة ومتعددة الخطوات تسمى "Zaps".

الميزات الرئيسية لـ Zapier:

• تكامل واسع مع التطبيقات: يفتخر Zapier بالتكامل مع أكثر من 5000 تطبيق، بما في ذلك أدوات الأعمال الشهيرة مثل Salesforce، و Google Workspace، و Microsoft Office 365، و Slack، وغيرها الكثير.
• Zaps متعددة الخطوات: أنشئ مهام سير عمل مع مشغلات وإجراءات متعددة، مما يسمح بسيناريوهات أتمتة معقدة.
• تحويل البيانات: يقدم Zapier إمكانيات تحويل البيانات، مما يسمح لك بمعالجة البيانات أثناء تدفقها بين التطبيقات.
• منطق متقدم: استخدم المرشحات والشروط لإنشاء مهام سير عمل تتكيف مع المواقف المختلفة.
• الخطافات الشبكية (Webhooks): اتصل بواجهات برمجة التطبيقات والخدمات المخصصة باستخدام الخطافات الشبكية.
• تعاون الفريق: تعاون مع أعضاء الفريق على Zaps وإدارة أذونات المستخدمين.
• مراقبة وإعداد تقارير قوية: تتبع أداء Zaps وتحديد المشكلات المحتملة.

أمثلة على حالات استخدام Zapier:

• أتمتة التسويق: أضف العملاء المحتملين الجدد من إعلان فيسبوك تلقائيًا إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك (مثل Salesforce، HubSpot).
• أتمتة المبيعات: أنشئ مهمة في أداة إدارة المشاريع الخاصة بك (مثل Asana، Trello) عند الفوز بصفقة جديدة في نظام CRM الخاص بك.
• أتمتة خدمة العملاء: أرسل إشعارًا على Slack إلى فريق خدمة العملاء عند إنشاء تذكرة دعم جديدة في مكتب المساعدة الخاص بك (مثل Zendesk، Help Scout).
• أتمتة التجارة الإلكترونية: أضف العملاء الجدد من منصة التجارة الإلكترونية الخاصة بك (مثل Shopify، WooCommerce) إلى قائمة التسويق عبر البريد الإلكتروني (مثل Mailchimp، Klaviyo).
• أتمتة الموارد البشرية: أضف الموظفين الجدد تلقائيًا من نظام تتبع المتقدمين (ATS) إلى نظام الموارد البشرية الخاص بك (مثل BambooHR، Workday).

أسعار Zapier:

يقدم Zapier مجموعة متنوعة من خطط الأسعار لتناسب الاحتياجات المختلفة، بما في ذلك خطة مجانية بوظائف محدودة. توفر الخطط المدفوعة المزيد من Zaps، و Zaps متعددة الخطوات، وتكاملات تطبيقات متميزة، وميزات متقدمة أخرى. قد تجد الشركات في البلدان النامية أن الأسعار تشكل تحديًا لتبرير الاعتماد الأولي، مما يجعل من الضروري تقييم قيمة الأتمتة وعائدها على الاستثمار بعناية.

IFTTT (If This Then That)

IFTTT هي منصة أتمتة سهلة الاستخدام مصممة في البداية للاستخدام الشخصي ولكنها تقدم الآن أيضًا حلولاً للأعمال. تربط التطبيقات والأجهزة باستخدام "Applets" بسيطة (كانت تسمى سابقًا Recipes) بناءً على منطق "If This Then That".

الميزات الرئيسية لـ IFTTT:

• إنشاء Applets بسيطة: واجهة IFTTT البديهية تجعل من السهل إنشاء مهام سير عمل أتمتة بسيطة.
• مجموعة واسعة من تكاملات التطبيقات: يتصل IFTTT بمجموعة متنوعة من التطبيقات والخدمات، بما في ذلك منصات التواصل الاجتماعي، وأجهزة المنزل الذكي، وأدوات الإنتاجية.
• تطبيق جوال: يقدم IFTTT تطبيقًا للجوال لإنشاء وإدارة Applets أثناء التنقل.
• التركيز على تطبيقات المستهلكين: بينما يقدم IFTTT حلولاً للأعمال، إلا أن جذوره تكمن في تطبيقات المستهلكين، مما يجعله مناسبًا تمامًا لأتمتة المهام الشخصية والمتعلقة بنمط الحياة.

أمثلة على حالات استخدام IFTTT:

• أتمتة وسائل التواصل الاجتماعي: شارك صورك على انستغرام تلقائيًا على تويتر.
• أتمتة المنزل الذكي: قم بتشغيل أضواء Philips Hue الخاصة بك عند وصولك إلى المنزل.
• أتمتة الطقس: استقبل إشعارًا إذا كان من المتوقع هطول المطر غدًا.
• أتمتة الإنتاجية: احفظ جميع تغريداتك الجديدة في جدول بيانات جوجل.
• أتمتة الأعمال: أرسل بريدًا إلكترونيًا ترحيبيًا تلقائيًا للعملاء الجدد الذين يشتركون في خدمتك.

أسعار IFTTT:

يقدم IFTTT خطة مجانية مع عدد محدود من تشغيل Applets وميزات محدودة. توفر الخطط المدفوعة المزيد من تشغيل Applets، وأوقات تنفيذ أسرع، وميزات متقدمة. يقدم IFTTT Pro المزيد من الميزات والتحكم في Applets. نظرًا لسعره الأكثر سهولة، يمكن أن يكون IFTTT نقطة دخول إلى الأتمتة للشركات الصغيرة أو الأفراد في البلدان ذات الموارد المحدودة.

Zapier مقابل IFTTT: ملخص في جدول

الميزة	Zapier	IFTTT
الجمهور المستهدف	مستخدمو الأعمال، المطورون	المستهلكون، الشركات الصغيرة
التعقيد	أكثر تعقيدًا، مهام سير عمل متعددة الخطوات	أبسط، مهام سير عمل أحادية الخطوة
تكاملات التطبيقات	واسعة (أكثر من 5000 تطبيق)	نطاق واسع، ولكن أقل من Zapier
تحويل البيانات	نعم	لا
المنطق والمرشحات	متقدم	أساسي
السعر	أكثر تكلفة	أقل تكلفة
حالات الاستخدام	مهام سير العمل الحيوية للأعمال، المهام كثيفة البيانات	الأتمتة البسيطة، الإنتاجية الشخصية

اختيار المنصة المناسبة: عوامل يجب مراعاتها

تعتمد أفضل منصة لعملك على احتياجاتك ومتطلباتك الخاصة. ضع في اعتبارك العوامل التالية عند اتخاذ قرارك:

• تعقيد مهام سير العمل: إذا كنت بحاجة إلى إنشاء مهام سير عمل معقدة ومتعددة الخطوات، فإن Zapier هو الخيار الأفضل. إذا كنت تحتاج فقط إلى أتمتة بسيطة، فقد يكون IFTTT كافيًا.
• تكاملات التطبيقات: تأكد من أن المنصة تدعم التطبيقات والخدمات التي تستخدمها بشكل متكرر. يقدم Zapier بشكل عام مجموعة أوسع من التكاملات.
• احتياجات تحويل البيانات: إذا كنت بحاجة إلى معالجة البيانات أثناء تدفقها بين التطبيقات، فإن إمكانيات تحويل البيانات في Zapier ضرورية.
• الميزانية: يعتبر Zapier بشكل عام أكثر تكلفة من IFTTT. ضع ميزانيتك في الاعتبار عند اتخاذ قرارك.
• الخبرة الفنية: يقدم Zapier ميزات أكثر تقدمًا وخيارات تخصيص، والتي قد تتطلب بعض الخبرة الفنية. IFTTT أكثر سهولة في الاستخدام وأسهل في الإعداد.
• متطلبات قابلية التوسع: بالنسبة للشركات النامية، تجعل ميزات Zapier القوية وقابليته للتوسع حلاً أكثر استدامة.

أمثلة عملية على أتمتة سير العمل في صناعات مختلفة

التجارة الإلكترونية

• استرداد السلات المتروكة: أرسل بريدًا إلكترونيًا تلقائيًا إلى العملاء الذين يتركون عربات التسوق الخاصة بهم، لتذكيرهم بإكمال عملية الشراء. (يمكن لكل من Zapier و IFTTT تحقيق ذلك من خلال تكاملات التجارة الإلكترونية الخاصة بهما).
• إشعارات تلبية الطلبات: أرسل للعملاء تحديثات آلية حول حالة طلبهم، من المعالجة إلى الشحن. (غالبًا ما يُفضل Zapier لهذا الغرض نظرًا لقدرته على التعامل مع بيانات الطلبات الأكثر تعقيدًا).
• إدارة المخزون: حدّث مستويات المخزون في برنامج المحاسبة الخاص بك (مثل QuickBooks، Xero) كلما تمت عملية بيع. (Zapier مناسب تمامًا للتكامل مع أنظمة المحاسبة).

التسويق

• النشر على وسائل التواصل الاجتماعي: شارك منشورات المدونة أو المقالات تلقائيًا على قنوات التواصل الاجتماعي الخاصة بك. (IFTTT شائع للمشاركة البسيطة على وسائل التواصل الاجتماعي).
• توليد العملاء المحتملين: أضف العملاء المحتملين الجدد من نماذج الموقع الإلكتروني تلقائيًا إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك. (يستخدم Zapier بشكل شائع لتكاملات CRM).
• التسويق عبر البريد الإلكتروني: قسّم قائمة بريدك الإلكتروني بناءً على سلوك العملاء وأرسل حملات بريد إلكتروني مخصصة. (يمكن لـ Zapier الاتصال بمنصات التسويق عبر البريد الإلكتروني المختلفة لهذا الغرض).

خدمة العملاء

• توجيه التذاكر: قم بتوجيه تذاكر الدعم تلقائيًا إلى الوكيل المناسب بناءً على نوع المشكلة. (يمكن لـ Zapier التكامل مع برامج مكتب المساعدة لتوجيه التذاكر بذكاء).
• اقتراحات قاعدة المعرفة: اقترح تلقائيًا مقالات قاعدة المعرفة ذات الصلة للعملاء بناءً على استفساراتهم. (غالبًا ما تتطلب التكاملات الأكثر تقدمًا إمكانيات Zapier).
• استطلاعات رضا العملاء: أرسل استطلاعات رضا العملاء تلقائيًا بعد تفاعل الدعم. (يمكن لكلا المنصتين التعامل مع أتمتة الاستطلاعات الأساسية).

الموارد البشرية

• أتمتة تأهيل الموظفين الجدد: أنشئ حسابات تلقائيًا وامنح حق الوصول إلى الأنظمة الضرورية للموظفين الجدد. (عادة ما يكون Zapier ضروريًا لعمليات التأهيل المعقدة).
• إدارة طلبات الإجازة: أتمتة عملية تقديم طلبات الإجازة والموافقة عليها. (يمكن تكوين Zapier للتكامل مع أنظمة إدارة الموارد البشرية).
• تذكيرات مراجعة الأداء: أرسل تذكيرات تلقائيًا للمديرين والموظفين حول مراجعات الأداء القادمة. (يمكن لكلا المنصتين التعامل مع أتمتة التذكيرات البسيطة).

أفضل الممارسات لتنفيذ أتمتة سير العمل

لضمان التنفيذ الناجح لأتمتة سير العمل، اتبع أفضل الممارسات التالية:

• تحديد نقاط الألم: ابدأ بتحديد المهام الأكثر استهلاكًا للوقت والأكثر عرضة للخطأ في عملك.
• تحديد أهداف واضحة: ضع أهدافًا واضحة لما تريد تحقيقه من خلال الأتمتة.
• رسم خرائط سير العمل: أنشئ مخططات تفصيلية لمهام سير العمل الحالية لديك لتحديد مجالات الأتمتة.
• اختر الأدوات المناسبة: اختر منصة الأتمتة التي تناسب احتياجاتك وميزانيتك على أفضل وجه.
• ابدأ صغيرًا: ابدأ بعمليات أتمتة بسيطة وتوسع تدريجيًا إلى مهام سير عمل أكثر تعقيدًا.
• اختبر بدقة: اختبر عمليات الأتمتة الخاصة بك بدقة قبل نشرها للتأكد من أنها تعمل بشكل صحيح.
• مراقبة الأداء: تتبع أداء عمليات الأتمتة الخاصة بك وقم بإجراء التعديلات حسب الحاجة.
• تدريب الموظفين: درّب الموظفين على كيفية استخدام وصيانة عمليات الأتمتة الجديدة.
• اعتبارات الأمان: تأكد من أن المنصات التي تستخدمها تفي بمتطلبات الامتثال الأمني اللازمة وتتعامل مع البيانات الحساسة بشكل مناسب، خاصة عند التعامل مع معلومات العملاء العالمية ولوائح خصوصية البيانات المتغيرة.
• التكيف مع التغييرات: مع تطور أعمالك، كن مستعدًا لتكييف عمليات الأتمتة الخاصة بك لتلبية الاحتياجات المتغيرة.

مستقبل أتمتة سير العمل

تتطور أتمتة سير العمل باستمرار، مدفوعة بالتقدم في الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML). في المستقبل، يمكننا أن نتوقع رؤية ما يلي:

• أتمتة أكثر ذكاءً: ستتمكن الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي من التعامل مع المهام الأكثر تعقيدًا واتخاذ القرارات بناءً على تحليل البيانات.
• الأتمتة الفائقة (Hyperautomation): ستقوم المؤسسات بأتمتة عدد متزايد من العمليات عبر المؤسسة، مما يخلق نظامًا بيئيًا مؤتمتًا بالكامل.
• تطوير المواطن (Citizen Development): ستمكّن المنصات ذات التعليمات البرمجية المنخفضة أو بدون تعليمات برمجية الموظفين من إنشاء عمليات الأتمتة الخاصة بهم، مما يضفي طابعًا ديمقراطيًا على الوصول إلى تكنولوجيا الأتمتة.
• التكامل مع التقنيات الناشئة: ستتكامل أتمتة سير العمل مع التقنيات الناشئة مثل البلوك تشين، وإنترنت الأشياء (IoT)، والواقع الافتراضي.
• الأتمتة المخصصة: سيمكّن الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي من إنشاء تجارب أتمتة مخصصة للمستخدمين الفرديين.

الخاتمة

تعد أتمتة سير العمل أداة قوية للشركات من جميع الأحجام، حيث تقدم فوائد كبيرة من حيث الإنتاجية والكفاءة وتوفير التكاليف. من خلال تقييم احتياجاتك بعناية واختيار المنصة المناسبة، يمكنك إطلاق العنان للإمكانات الكاملة للأتمتة وتحويل أعمالك. سواء اخترت الإمكانيات القوية لـ Zapier أو البساطة سهلة الاستخدام لـ IFTTT، فإن تبني أتمتة سير العمل هو خطوة حاسمة نحو تحقيق نجاح أكبر في السوق العالمية التنافسية اليوم. تذكر إعطاء الأولوية لفهم عملياتك الحالية، وتحديد أهداف واضحة، والتنفيذ المدروس لتعظيم العائد على الاستثمار وتجنب العواقب غير المقصودة.